Kommentar

Ordningen med valgkomité er ikke lovregulert, og bør derfor vedtektsfestes.³ I vedtektene eller særskilte retningslinjer bør det fremgå hvordan valg av valgkomité skal forberedes, kriterier for valgbarhet, antall medlemmer, funksjonstid, honorar mv.

Ut fra valgkomiteens sentrale betydning bør godtgjørelsen til komiteens medlemmer bli tilpasset oppgavenes karakter og tidsbruk.

Sammensetning
Anbefalingene om sammensetningen av valgkomiteen tar sikte på å balansere forskjellige hensyn. På den ene siden vektlegges prinsipper om uavhengighet og habilitet i forholdet mellom valgkomiteen og dem som skal velges. På den annen side er det tatt hensyn til å kunne nyttiggjøre den kunnskap tillitsvalgte med erfaring fra bedriftsforsamling og styre har om selskapet. Valgkomiteen bør også ha en sammensetning som reflekterer interessene til aksjonærfellesskapet.

Informasjon om hvem som er medlemmer av valgkomiteen bør legges ut på selskapets internettsider.

Det bør være uavhengighet mellom valgkomiteen og styret i selskapet. Det bør derfor ikke være styret som innstiller medlemmer til valgkomiteen. Valgkomiteens uavhengighet fra styret og ledelsen i selskapet tilsier at innstilling av medlemmer til valgkomiteen overfor generalforsamlingen bør foretas av valgkomiteen selv. 

Selskapet bør i sine retningslinjer for valgkomité etablere regler for rotasjon av komiteens medlemmer, for eksempel slik at den som har sittet lengst i valgkomiteen, byttes ut med visse mellomrom.

Valgkomiteens arbeid
Valgkomiteens leder har hovedansvar for komiteens arbeid. 

Valgkomiteen bør sikre at den har tilgang til nødvendig kompetanse i forhold til de oppgaver komiteen har ansvar for. Valgkomiteen bør ha anledning til å trekke på ressurser i selskapet, eller hente råd og anbefalinger fra kilder utenfor selskapet. 

Valgkomiteens innstilling til generalforsamlingen bør også redegjøre for hvordan den har arbeidet.

Valgkomiteen bør vurdere behov for endringer i styrets og valgkomiteens sammensetning, og ha kontakt med ulike aksjeeiere, medlemmer av bedriftsforsamling og styre, og med den daglige ledelsen. Styrets evalueringsrapport (jf. punkt 9 om styrets arbeid), bør behandles særskilt av valgkomiteen. 

Valgkomiteen bør i sitt arbeid gjøre aktive søk mot aksjonærfellesskapet og forankre sin innstilling hos de største aksjeeierne.

Valgkomiteens begrunnede innstilling bør i samsvar med punkt 6 gjøres tilgjengelig innen 21-dagers fristen for innkalling til generalforsamlingen. Innstillingen bør inneholde relevant informasjon om kandidatene, jf. punkt 8 om bedriftsforsamlingens og styrets sammensetning, og om kandidatene til valgkomiteen. Innstillingen bør inkludere informasjon om kandidatenes kompetanse, kapasitet og uavhengighet. Informasjon om styremedlemmene bør omfatte alder, utdannelse og yrkesmessig erfaring. Det bør opplyses om hvor lenge de har vært styremedlem i selskapet, om eventuelle oppdrag for selskapet og om vesentlige oppdrag i andre selskaper og organisasjoner. Ved forslag om gjenvalg kan innstillingen vise til informasjon i årsrapporten.

Informasjon om eventuelle frister for forslag til medlemmer av styre, valgkomite og eventuell bedriftsforsamling, bør legges ut i god tid på selskapets internettsider.